Prošlo je tri godine od kako je proizvod Microsofta Office 365 lansiran na tržište. Revolucionaran proizvod, kako su ga mnogi najavljivali, ubrzo je pronašao svoj put do krajnjih korisnika ali isključivo onih koji su razumjeli u kom pravcu ide razvoj informacionih tehnologija a naročito važnost Cloud-a u savremenom poslovanju.
Na našim prostorima ljudi još uvijek jedino poznaju Microsoft Windows i Office licence koje koštaju kao nečija prosječna plata * broj računara = nemoguća misija 7 (ukoliko niste znali u toku je snimanje 6-og nastavka kultnog filma pod nazivom M:I 6). Sve češća upozorenja Vlasti kao i inspekcijske kontrole, a ponegdje i kazne dovode firme u nepovoljan finansijski položaj. Pa ako se u nekim firmama može i pronaći nešto novca za kupovinu Windows licenci, za Office to ide dosta teže.
Na sreću rješenje se pojavilo prije tri godine ali kao i sa svakim drugim programskim rješenjima koji se postavljaju od nule tako je i ovom trebalo malo vremena da se postavi na stabilne noge i dovoljno sazri da bi korisnik mogao izvući maksimum od onoga što plati (svakako, i ovo rješenje košta ali…..da ne dužim, razumjet ćete u nastavku).
Office 365 je to danas i postao. Ekosistem koji pruža nevjerovatne mogućnosti korisniku, košta dosta manje obzirom da funkcioniše po principu pretplate, sami ga administrirate i određujete na koliko licenci ćete se pretplatiti, kao i to da li ćete produžiti sve licence ili samo neke od njih. Ovo je naročito pogodno firmama koje zapošljavaju radnike na određeni vremenski period zbog angažmana na nekom projektu, ali i za sve ostale. Npr. kupite 5 licenci na godinu dana, a nakon završenog projekta jednostavno ne produžite iste ili produžite, u slučaju potrebe, samo onoliko licenci koliko Vam je potrebno. Kupovina dodatnih licenci je omogućena u svakom trenutku.
Moram naglasiti da Office 365 nije Office paket programa koji omogućava sada korišćenje i plaćanje Office-a putem pretplate. Nažalost, ovo buni mnoge pa postavljaju stvari kao što je navedeno uprethonom stavu.
Office 365 čine različite vrste servisa od kojih su aplikacije poput Word, Excel, PowerPoint samo jedan segment u paleti različitih vsta servisa i funkcionalnosti. Pozadina ovih servisa je Cloud platforma, a to znači dostupnost, prilagodljivost i fleksibilnost u svako vrijeme i na svakom mjestu. Velike su mogućnosti koje nudi Office 365, a ja ću se u nastavku dotaknuti samo nekih od njih, za nas vrlo korisnim.
- Office desktop aplikacije/Office online aplikacije
(Word, Excel, Power Point, OneDrive, OneNote, Access, Publisher)
Kada pogledamo naše tržište onda je svakako jedan od najvećih benefita ovog servisa mogućnost korišćenja jedne Office 365 licence do 5 različitih PC ili Mac računara, a takođe i do 5 telefona i tableta. Da ne bude zabune, 1 licenca = 1 korisnik, ali taj korisnik može svoju licencu koristiti na navedenom broju uređaja. U tom slučaju, zaboravite na stalno nošenje službenog laptopa sa sobom kući ili na službeni put kako bi eventualno završavali određene poslove i imali pristup bazi podataka. Dostupnost vaših podataka je omogućena na svim uređajima i vi u svakom trenutku, na svakom mjestu i pomoću bilo kog modernijeg uređaja možete završiti određene poslove. Office aplikacije su vam uvijek dostupne (instalirane) na više različitih uređaja a sve pod jednom Office 365 licencom.
Ukoliko se nađete u situaciji da nemate pored sebe laptop ili PC a treba vam hitno da završite određeni posao, ne brinite. Microsoft je pokrenuo Office Online servis koji vam omogućava korišćenje Office aplikacija isključivo putem web browser-a. Možete pristupiti sa bilo kog računara, laptopa, ulogovati se sa vlastitim pristupnim parametrima i sve dokumente/podatke imate na jednom mjestu. Zar ovo nije velika prednost Cloud tehnologija? Dostupnost, fleksibilnost, pouzdanost i sigurnost.
Do sada je jedna Office licenca pokrivala jedan računar. Word, Excel, Power Point, Outlook…su vam bili dostupni samo na jednom računaru.
Sa Office-om 365 je sada sve drugačije.
- Business Email (Microsoft Exchange)
Microsoft Exchange servis više od deceniju predstavlja najpopularniji servis za upravljanje email nalozima, kalendarima, kontaktima i slično. Ukratko, radi se o profesionalnom servisu (Mail Server sistemu) koji je zadužen za navedene funkcionalnosti u poslovnom svijetu uz fantastičnu mogućnost sinhronizacije između različitih email naloga, uređaja, aplikacija a upravlja se sa jednog mjesta. Do sada, ukoliko ste željeli koristiti ovaj servis, morali ste izdvojiti veću sumu novca da bi kupili MS Exchange licencu (ukoliko ste željeli da Mail Server bude na vašem lokalnom serveru) + CAL licence za svakog od korisnika ili uređaja ili ste morali drugima plaćati pretplatu za korištenje iste (servis je pohranjen na tuđim serverima).
Ovaj servis je postao sastavni dio većine Office 365 planova sa minimalnim prostorom po mailboxu od 50GB (dovoljan za smiještanje preko 600.000 email-a i 50.000 PDF dokumenata). Ipak postoje planovi koje nude neograničen prostor po mailboxu. Uz to, možete bez problem registrovati svoje domenske adrese, kreirati ili brisati email naloge za svoje zaposlene i to sve vrlo jednostavno i u „tri klika“.
Zasigurno i više nego dobar razlog da se pretplatite na jedan od Office 365 planova.
- OneDrive for Business (Cloud storage)
Sastavni dio svakog Office 365 plana je OneDrive for Business Cloud servis za pohranjivanje podataka. OneDrive je servis koju omogućava dostupnost podataka na svim uređajima jer se svi podaci čuvaju na jednom mjestu, u Cloud-u. Sa svakim Office 365 planom dobijete 1TB (terabajt) cloud prostora uz mogućnost proširenja ili integracija sa vastitim serverima na fizičkoj lokaciji firme.
Bitno je znati da ste vi isključivo vlasnik svojih podataka, možete ih dijeliti i sa drugima a ukoliko želite da ih obrišete sa Cloud-a, Microsoft vam garantuje da će isto biti i izvršeno, bez tajnog čuvanja mimo vašeg znanja i volje.
Pošto su pravila Evropske Unije vrlo restriktivna po pitanju zaštite ličnih podataka, tako su uspostavljeni određeni standardi, a Microsoft je jedini Cloud provajder koji u EU posjeduje ISO sertifikat za zaštitu ličnih podataka svojih korisnika.
- Power BI
Power BI je novi alat za istraživanje tržišta koji je prošle godine ugledao svjetlost dana. Radi se o pametnom sistemu koji funkcioniše na principu proučavanja tržišta a koristi se kao dobra podloga u istraživanju tržišnih prilika.
Putem Power BI sistema možete saznati dosta korisnih informacija koje možete upotrijebiti za planiranje i uspostavljanje strategija nastupa na tržištima. Integracijom sa društvenim mrežama (Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+…) kao i sistemima za masovno slanje emailova (PhP list, MailChimp i slično), vrlo lako možete saznati koji pojmovi se najčešće koriste u komunikaciji, koja su interesovanja ljudi i reagovati adekvatno i na vrijeme, šta se najviše pretražuje na internetu kao i druge korisne infromacije.
Za nas dosta interesantno, možete pratiti svoje promotivne kampanje (naročito ako koristite sisteme za masovno slanje email-a) i saznati kako su primljeni među ljudima, šta se piše o istim, ko je kliknuo na vaš email, na koji link unutar email je neko kliknuo, koliko puta, šta mu se dopalo kao i masa drugih korisnih informacija značajnih za razvoj vašeg poslovanja.
- Microsoft Teams
Želite li poboljšati komunikaciju među zaposlenima u vašoj firmi? Razmjenu informacija, podataka, pa i šaljivih tema i sadržaja? Email vam je preozbiljan, pa bi htjeli nešto fleksibilniji, intuitivnije a ajednostavnije? Tu je Microsoft Teams. Godinama unazad na tržištem dominira Slack. Odlična aplikacija koja doživljava uspon tolikih razmjera da je određeni broj firmi napustio email i prešao na Slack za internu (a negdje i eksternu) komunikaciju zaposlenih i sa klijentima.
Microsoft je jedna od kompanija koja je prepoznala važnost ovog servisa i tržištu je predstavila svoj proizvod koji je ubrzo postao glavni konkurent Slacku. Intuitivno grafičko okruženje, sa većom mogućnošću integracije sa različitim aplikacijama, brži i flaksibilniji protok informacija i podataka, unaprijeđenje kvaliteta komunikacije a možda najviše organizovanost i kreiranje različitih grupa, samo su neke od prednosti koje će vas natjerati da probate navedeni servis. Vrlo interesantan servis, koji vam omogućava da komunicirate i dijelite sadržaje na jednom mjestu i iz samo jedne aplikacije.
Servis je dostupna na različitim platformama, ali to danas za aplikacije više i nije novost.
- Skype for Business
Znam da ćete se pitati čemu ovo kada svi koristimo „obični“ Skype, Viber… još kada dodate da besplatna verzija omogućava conferencing call do 5 učesnika, sve ostalo prestaje biti važno. Priznajte da ste upravo to pomislili?:-) Ipak, Skype for Business nije isto što i „obični“ Skype. Izgrađen na apsolutno drugoj platformi, u IT krugovima ga zovu „Google Hangouts i Skype, ali na steroidima“. Konferencije i web sastanci podržavaju u nekim planovima do 250 učesnika dok u drugim nema ograničenja. Vrlo je lako integrisati ga sa telefonskim centralama, koristiti za povezivanje sa „običnim“ Skype-om te izvršiti različita druga podešavanja i povezivanja kako bi svojoj firmi olakšali funkcionisanje.
Ipak, najveća prednost Skype for Business servisa tek se treba pojaviti u našoj zemlji. To je mogućnost upravljanja telefonskim brojevima. Microsoft je sa pojedninim Telekom operaterima sklopio ugovore prema kojima ćete putem Office 365 administrativnog portala moći registrovati telefonske brojeve širom svijeta. Ukoliko imate firme u BIH, Njemačkoj i SAD-u moći ćete uz samo nekoliko klikova dodijliti samo sebi onaj broj telefonskih brojeva koliko vam bude bilo potrebno. Tako ćete moći zvati svoju poslovnicu u SAD iz BIH, bez da plaćate impulse roaminga nego će vam se isti obračunavati kao lokalni poziv. Kada vam telefonski brojevi više ne budu bili potrebni, samo ih jednostavno obrišete sa administratorskog naloga.
Vrijedi i spomenuti da Office 365 omogućava korišćenje i PBX centrale (Cloud centrala) kojom ćete moći povezati poslovnice u zemlji i širom svijeta kako bi obavljali komunikaciju u lokalu a Skype for Business je takođe sastavni dio ove uspješne priče. Ipak, ovo je tema za sebe a o tome nekom drugom prilikom.
U pojedinim zemljama zapadnog svijeta ovaj servis je već dostupan. Posledica toga leži u činjenici da se npr. u SAD povećava broj isporučenih telefonskih uređaja bez SIM kartice (Simless) i sa ovim sistemom vam one nisu ni potrebne.
Budućnost nam donosi puno toga zanimljivog a ovo je definitvno segment koji mnogi sa radošću isčekuju.
Kako bi zadovoljili potrebe svojih korisnika u Microsoftu su kreirali različite planove koji su u mogućnosti da zadovolje i najzahtjevnije korisnike. Svaki plan nudi određenu kombiaciju servisa a na vama je samo da razumijete svoje potrebe i da shvatite šta vam je najpotrebnije. Pa i ako tada napravite pograšnu procjenu, ne brinite, vrlo lako je izvršiti promjenu plana, kao i broj licenci jer je cijeli servisa kreiran da bude prilagodljiv krajnjim korisnicima.
Naravno, su vam potrebne dodatne infromacije, savjeti/procjene, ponude ili administriranje ovog servisa, mi smo tu da se brinemo za vaš digitalni svijet 🙂